Wir begleiten Sie auf dem Weg zur strukturierten digitalen Verwaltung. Von der Aktenführung bis zur Workflow-Automatisierung – praxisnah und datenschutzkonform.
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Wie starten Sie Ihre digitale Ablage?
Unsere Positionierung
Kommunale Verwaltungen, mittelständische Unternehmen, Rechtsabteilungen und alle, die täglich mit Akten, Vorgängen und Dokumenten umgehen. Wir sprechen die Sprache der Sachbearbeiter und Entscheider – nicht die der IT-Theoretiker.
Praxisnah & verständlichKeine leeren Versprechen, sondern erprobte Abläufe: von der revisionssicheren Ablage über Workflow-Automatisierung bis zur DSGVO-konformen Archivierung. Jeder Vorschlag basiert auf realen Anforderungen aus der Verwaltungspraxis.
Erprobte MethodenSachlich, direkt und ohne Marketing-Floskeln. Wir erklären, wie digitale Dokumentenorganisation funktioniert, welche Schritte nötig sind und wo die Fallstricke liegen. Kein Buzzword-Bingo, sondern handfeste Informationen.
Klar & ehrlichWeniger Papierchaos, kürzere Durchlaufzeiten, nachvollziehbare Prozesse und ein Plus an Datensicherheit. Wir zeigen den Weg vom aktuellen Ist-Zustand zu einer strukturierten, digitalen Arbeitsumgebung – Schritt für Schritt.
Messbare VerbesserungAntworten auf die wichtigsten Fragen rund um digitale Verwaltung und moderne Ablageprozesse.
Beginnen Sie mit häufig benötigten Unterlagen wie Rechnungen, Verträgen und Personalakten. Diese lassen sich am schnellsten in ein digitales Ablagesystem überführen und sparen sofort Zeit bei der Suche.
Moderne Plattformen arbeiten mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und rollenbasierten Zugriffsrechten. Die Daten werden in deutschen Rechenzentren gespeichert und erfüllen die DSGVO-Anforderungen. Regelmäßige Audits stellen die Compliance sicher.
Für den Einstieg reichen oft schon ein strukturiertes Ordnersystem und ein PDF-Programm. Für größere Mengen empfehlen wir eine Dokumentenmanagement-Software (DMS), die Metadaten, Volltextsuche und Versionierung unterstützt.
Die Aufbewahrungsfristen richten sich nach der Art des Dokuments: Rechnungen und Buchungsbelege 10 Jahre, Verträge meist 6 Jahre, Personalunterlagen bis zu 30 Jahre nach Austritt. Eine revisionssichere Archivierung stellt die Nachvollziehbarkeit sicher.
Ja, das Scannen ist der erste Schritt. Wichtig ist, die Dokumente mit aussagekräftigen Dateinamen und Metadaten zu versehen. Ein einheitliches Benennungsschema erleichtert die spätere Suche und verhindert doppelte Ablagen.
Für die dauerhafte Aufbewahrung empfehlen wir PDF/A, da dieses Format plattformunabhängig ist und die visuelle Darstellung über Jahrzehnte erhält. Für Tabellen und Texte sind auch offene Formate wie CSV und TXT geeignet.
Nein. Wir prüfen weder den Inhalt noch die Vollständigkeit Ihrer Unterlagen. Die Verantwortung für die Korrektheit und Aktualität der eingestellten Dokumente liegt allein bei Ihnen als Nutzer. Unsere Plattform stellt lediglich die technische Infrastruktur zur Verfügung.
Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte erfolgt nur, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben. Wir nutzen Ihre Daten ausschließlich zur Bereitstellung und Verbesserung unserer Dienstleistungen. Eine Verwendung für Werbung oder Profiling findet nicht statt.
Der Begriff umfasst die elektronische Erfassung, Ablage und Bearbeitung von Dokumenten und Vorgängen. Unser Service ersetzt nicht die offizielle Kommunikation mit Ämtern oder Behörden, sondern unterstützt Sie bei der internen Organisation Ihrer Unterlagen. Rechtsverbindliche Zustellungen oder Fristwahrungen obliegen weiterhin Ihnen.
Wir streben eine hohe Verfügbarkeit an, garantieren aber keine 100-prozentige Erreichbarkeit. Für geplante Wartungsfenster informieren wir rechtzeitig per E-Mail. Bei unvorhergesehenen Ausfällen haften wir nur für grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz. Eine lokale Sicherungskopie Ihrer wichtigen Dokumente empfehlen wir daher stets.
Nach einer Kündigung werden Ihre Daten innerhalb von 30 Tagen unwiderruflich gelöscht, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Sie können vorher selbstständig einen Export aller Dokumente anfordern. Eine Wiederherstellung nach Ablauf der Frist ist technisch nicht möglich.